転職で内定を辞退するときの伝え方は？

転職で内定を辞退するときは、できるだけ早く、採用担当者へ直接、簡潔かつ丁寧に伝えるのが基本です。電話で意思を伝えたうえで、必要に応じてメールを送ると、行き違いを防げます。内定承諾後に辞退する場合は、承諾前よりも早急に連絡し、事情を正直に説明して今後の手続きを確認しましょう。

転職の内定辞退を伝える基本の順番

内定辞退の連絡は、次の順番で伝えると要点がまとまります。

1. 自分の名前と、選考を受けた職種を名乗る
2. 内定への感謝を伝える
3. 内定を辞退したいと明確に伝える
4. 辞退理由を簡潔に説明する
5. 迷惑をかけることへのおわびを伝える

「少し考えたい」「今回は難しいかもしれない」といった曖昧な表現では、辞退の意思が伝わらないことがあります。辞退すると決めたら、「内定を辞退させていただきたく、ご連絡しました」のように明確に伝えましょう。

内定辞退はいつまでに伝えるべきか

内定辞退を決めた時点で、できるだけ早く連絡します。企業は入社に向けた準備や採用計画を進めているため、連絡が遅いほど相手の負担が大きくなります。

特に、次の予定が決まっている場合は、日程を待たずに連絡しましょう。

• 他社への入社を決めた
• 家族と相談して転職しないことにした
• 希望条件と合わないことが分かった
• 現職に残ることを決めた

内定承諾書の提出後や、入社に関する書類を提出した後に辞退する場合は、通常の内定辞退よりも慎重な対応が必要です。まず採用担当者へ速やかに連絡し、提出済みの書類や今後の手続きについて確認してください。

電話で内定辞退を伝えるときの例文

電話では、担当者につながったら次のように伝えます。

「お世話になっております。〇月〇日に営業職の内定をいただきました、〇〇〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者に代わったら、次のように続けます。

「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません」

理由を聞かれた場合は、次のように簡潔に答えます。

「今後のキャリアについて改めて考えた結果、別の進路を選ぶことにいたしました。詳しい事情をお伝えできず申し訳ありません」

辞退理由は、すべての事情を詳しく説明する必要はありません。ただし、企業から確認を求められた場合は、相手を責める表現を避け、事実に沿って落ち着いて説明しましょう。

電話がつながらないときの対応

採用担当者が不在の場合は、戻る時間を確認して再度電話します。営業時間内に何度か連絡してもつながらない場合は、電話をかけたことが分かるようにメールを送り、辞退の意思を伝えます。

メールだけで済ませるか、電話も必要か迷う場合は、次のように判断できます。

企業から「メールで連絡してください」と指定されている場合は、その指示に従います。無断で連絡を絶つのではなく、連絡した日時や担当者名を控えておくと、後の行き違いを防げます。

メールで内定辞退を伝える例文

電話がつながらない場合や、メールでの連絡を指定された場合は、件名だけで要件が分かるようにします。

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇月〇日に〇〇職の内定通知をいただきました、〇〇〇〇です。

このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、選考にお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
何卒ご理解くださいますよう、お願い申し上げます。

――――――――
氏名：〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@example.com
――――――――

辞退理由を書く場合は、「他社への入社を決めたため」「今後のキャリアを再検討したため」など、1〜2文で十分です。待遇や面接への不満が主な理由でも、メールで強い批判を書くと話がこじれる可能性があるため、必要な事実だけを伝えます。

内定承諾後に辞退するときの伝え方

内定承諾後の辞退は、承諾前よりも早く連絡することが重要です。採用担当者に電話で事情を説明し、内定承諾書や入社関連書類を提出している場合は、必要な対応を確認してください。

伝え方は、次のようにします。

「先日は内定をご承諾する旨をお伝えしましたが、その後、今後のキャリアについて再検討した結果、辞退させていただきたいと考えております。ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。必要な手続きについてご指示いただけますでしょうか」

内定承諾後は、企業側が入社準備を進めている可能性があります。連絡を先延ばしにしたり、メールだけで一方的に済ませたりせず、担当者と今後の手続きを確認しましょう。具体的な契約や書類の扱いに不安がある場合は、提出した書類を手元に置いて確認してください。

内定辞退の理由はどこまで説明するか

内定辞退の理由は、相手が納得できる程度に簡潔に伝えれば問題ありません。長い説明や、他社との細かな比較まで伝える必要はありません。

• 「他社の選考結果を踏まえ、別の企業への入社を決めました」
• 「自分のキャリアの方向性を再検討し、別の進路を選ぶことにしました」
• 「家庭の事情により、転職自体を見送ることにしました」
• 「勤務条件を含めて検討した結果、今回は辞退することにしました」

他社名や給与などの具体的な条件は、伝えたくなければ明かさなくても構いません。一方で、家庭の事情や健康上の事情など、詳しく説明しにくい内容は「個人的な事情により」とまとめることもできます。

内定辞退で避けたい伝え方

次のような伝え方は、相手への配慮を欠いたり、意思が伝わりにくくなったりします。

• 何度も先延ばしにして、連絡しない
• メールを送るだけで、電話を求められても応じない
• 「たぶん辞退します」など、結論を曖昧にする
• 企業や担当者を一方的に批判する
• 他社の入社条件を詳しく伝えて交渉しようとする
• 事実と異なる理由を作る

内定辞退は気まずく感じても、連絡しないまま放置するより、早く明確に伝えるほうが企業側も対応しやすくなります。感謝とおわびを伝えたうえで、辞退の意思をはっきり示しましょう。

転職の内定辞退を伝えるときの要点

内定辞退の連絡は、辞退を決めたら早く、まず採用担当者へ、理由は簡潔にが基本です。電話では感謝・辞退の意思・おわびの順に伝え、必要に応じてメールでも内容を残します。

内定承諾後や書類提出後の場合は、通常の辞退よりも早急に連絡し、書類や手続きの扱いを担当者へ確認してください。